ANALISIS DAN RANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN PASIEN BERBASIS KOMPUTER DI RSU THALIA IRHAM KABUPATEN GOWA, 2009.

1 Irwandy, 2 Abdul Kadir, 3 Noer Bahry Noor

1,2,3Magister Administrasi Rumah Sakit, Fakultas Kesehatan Masyarakat, Universitas Hasanuddin, Makassar

PENDAHULUAN

Rumah sakit adalah suatu organisasi sosio-ekonomi yang mempunyai kepentingan untuk mengembangkan unit-unit pelayanan dengan cara meningkatkan mutu pelayanan yang dimilikinya dan memberikan yang terbaik pada masyarakat yang membutuhkannya. Dengan melihat arah perkembangan rumah sakit di masa depan yang penuh dengan persaingan, salah satu cara agar rumah sakit tetap langgeng dalam memberikan pelayanan kesehatan masyarakat adalah dengan cara meningkatkan mutu pelayanan kesehatan di rumah sakit.

Rumah sakit sebagai penyedia jasa pelayanan dalam bidang kesehatan, memiliki berbagai data, seperti data rekam medik pasien, data arus masuk dan keluar pengelolaan keuangan, data penggunaan obat, data diet pasien, data hasil pemeriksaan laboratorium dan radiologi, data kegiatan administrasi kepegawaian, data inventaris peralatan dan sebagainya. Data tersebut jika tidak diolah dengan baik, tidak akan menjadi suatu informasi yang bermanfaat bagi pihak manajemen rumah sakit, dalam rangka peningkatan kinerja organisasi, peningkatan mutu pelayanan kepada pelanggan dan pengendalian organisasi.

Oleh karena itu diperlukan suatu pengolahan data yang terintegrasi menjadi suatu sistem informasi manajemen selanjutnya disingkat SIM. Jejaring informasi ini merupakan rangkaian sistem dalam upaya pengendalian manajemen di rumah sakit. Upaya rumah sakit untuk menyediakan pelayanan yang bermutu dengan mengelola berbagai jenis data yang perlu diolah dengan baik dalam suatu sistem informasi untuk pengembangan dan pencapaian tujuan organisasi1

Salah satu sub sistem dalam sistem informasi di rumah sakit adalah sistem penagihan pembayaran pasien (billing system). Sistem informasi manajemen pada penagihan pembayaran pasien rawat inap harus dapat mengurangi waktu proses transaksi dan juga bisa memberi informasi yang lebih detail/akurat yang hasilnya pasien atau keluarganya akan semakin puas dengan pelayanan rumah sakit2

Rumah Sakit Umum Thalia Irham Gowa berstatus rumah sakit swasta dan pertama beroperasi pada tanggal 4 desember 2007. Rumah Sakit Umum Thalia Irham berlokasi di tepi Jalan Raya Poros Limbung, KM 15 Desa Panciro, Kecamatan Bajeng Kabupaten Gowa. Lokasi ini sekitar 15 Km dari kota Makassar, 4 Km dari pusat kota Gowa (Sungguminasa). Terletak di tepi Jalan Raya Poros Makassar-Sungguminasa-Takalar-Jeneponto sehingga memudahkan akses masyarakat terhadap pelayanan kesehatan khususnya masyarakat di Kabupaten Gowa dan sekitarnya.

Sebagai satu dari dua rumah sakit umum yang berada di Kabupaten Gowa, Rumah Sakit Umum Thalia Irham adalah rumah sakit yang memiliki potensi yang besar untuk pengembangan rumah sakit kedepannya. Rumah sakit umum Thalia Irham menjadi satu-satunya rumah sakit umum swasta yang berada di Kabupaten Gowa serta menjadi satu-satunya rumah sakit umum swasta yang berada di sekitar kabupaten Gowa seperti Kabupaten Takalar dan Kabupaten Jeneponto3

Sistem informasi dapat dilakukan dengan metode manual maupun dengan metode komputerisasi yang seharusnya dirancang dan dikembangkan secara terencana dan terarah tetapi dengan semakin berkembangnya dan semakin kompleksnya sistem informasi di era jejaring informasi ini maka sistem informasi manajemen tidak akan dapat berfungsi sesuai yang diharapkan tanpa adanya dukungan elemen komputerisasi

Sistem informasi pembayaran pasien berbasis komputer memiliki kelebihan dalam hal kecepatan dan ketepatan. Ketepatan karena komputer dapat menyimpan serta mengelola data dalam kapasitas yang besar juga minimnya kesalahan yang dapat terjadi. Kecepatan dapat dilihat dari otomatisasi yang mampu dilakukan oleh komputer dengan dukungan sistem yang tepat dalam memberikan pelayanan bagi masyarakat. Sistem informasi berbasis komputer juga berguna bagi peningkatan kinerja user dalam hal membantu mereka untuk mempermudah dan mempercepat pekerjaan mereka4

Sistem informasi manajemen yang dilaksanakan di Rumah Sakit Umum Thalia Irham Kabupaten Gowa saat ini hanya mempergunakan metode manual. Kelemahan dari sistem informasi penagihan pasien dengan sistem manual adalah memerlukan waktu yang lama dan tingkat ketepatan yang lemah. Selama ini sistem yang berjalan di Rumah Sakit Umum Thalia Irham Kabupaten Gowa adalah petugas di masing-masing unit tindakan/pemeriksaan menghitung sendiri-sendiri selanjutnya baru digabung di loket pembayaran.

Hal ini menyebabkan petugas yang melaksanakan penghitungan dan penagihan terhadap pasien mengalami kesulitan untuk segera memberikan informasi jumlah pembayaran kepada pasien, karena data pendukung belum terkumpul dan belum diintegrasikan. Lemahnya pengumpulan dan integrasi data ini juga menghasilkan kesalahan dalam penghitungan penagihan baik berupa kelebihan penagihan yang berakibat komplain, maupun kekurangan penagihan yang dapat merugikan rumah sakit.

RSU Thalia irham Gowa sebagai sebuah rumah sakit yang memiliki pangsa pasar yang cukup besar khususnya di daerah Kabupaten Gowa harus dapat mengembangkan sebuah sistem informasi manajemen penagihan pembayaran pasien yang dibutuhkan dalam waktu yang cepat dan tepat demi meningkatkan mutu pelayanan.

Pengembangan sistem informasi pembayaran pasien harus didahului dengan melaksanakan perencanaan, analisis dan rancangan (research) yang tepat. Untuk itu model yang tepat untuk pengembangan sistem ini adalah mempergunakan model prototyping yaitu menghasilkan prototype billing system sebagai bentuk action setelah sebelumnya dilakukan analisis dan perancangan sistem yang melibatkan user di rumah sakit sebagai bentuk research.

Suatu prototype sistem informasi akan dapat diimplementasikan dengan baik, jika melibatkan ide dari pelanggan internal dan pembuatannya melibatkan programmer atau vendor yang handal dan berpengalaman. Metode pengembangan dengan prototyping ini juga memiliki kelebihan yaitu dapat untuk kebutuhan pengembangan sistem informasi dalam waktu yang cepat dan sistem dapat mudah diimplementasikan serta mudah untuk dikembangkan lagi5

 

METODOLOGI PENELITIAN

Jenis dan Rancangan Penelitian

Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif dengan menggunakan data kuantitatif dan kualitatif. Rancangan penelitian adalah action research karena peneliti berkolaborasi dengan user di rumah sakit (tenaga medis, paramedis dan non medis), pihak konsultan teknologi informasi dan pihak vendor untuk menghasilkan suatu analisis dan rancangan billing system pasien, yang dapat diimplementasikan dalam pemecahan permasalahan manajemen di rumah sakit.

Lokasi Penelitian

            Penelitian dilaksanakan di Rumah Sakit Umum Thalia Irham yang berlokasi di Jalan Poros Limbung Km 15. Desa Panciro Sungguminasa Kabupaten Gowa.

Informan Penelitian

Informan dalam penelitian ini adalah mereka yang dianggap terlibat langsung dengan pasien dalam proses pelayanan di Rumah Sakit Umum Thalia Irham Gowa dan aktifitas tersebut menimbulkan biaya yang harus ditanggung oleh pasien. Informan kunci dalam penelitian ini adalah Direktur umum dan operasional RSU Thalia Irham Gowa, Kepala instalasi rekam medik, Kepala instalasi perawatan, Kepala Instalasi rawat jalan, Kepala bagian keuangan.

Cara Pengumpulan data dan instrumen

Pengumpulan data dilaksanakana dengan penyebaran kuesioner, wawancara dan diskusi kelompok terarah (fokus grup diskusi) dengan para user di rumah sakit. Penelitian ini menggunakan kuesioner yang telah terstandarisasi. Penggunaan kuesioner yang terstandarisasi adalah untuk menjamin validity (mengukur apa yang seharusnya diukur) dan realibility (pengukuran bebas dari error) hasil penelitian. Kuesioner wawancara dan panduan diskusi terfokus menggunakan kuesioner baku untuk mengenai identifikasi masalah sistem informasi dan usulan matriks sistem informasi berbasis komputer6. Kuesioner pengukuran kepuasan user di rumah sakit diukur dalam 5 dimensi meliputi: content, accuracy, format, ease of use dan timeliness7.

 

HASIL PENELITIAN

Sistem informasi pembayaran pasien adalah salah satu komponen di dalam sistem informasi manajemen rumah sakit. Dengan adanya sistem informasi penagihan atau Billing system, maka tagihan pasien bisa diketahui secara terus menerus dan dengan segera.

Dengan meningkatnya jumlah pasien, semakin banyaknya jenis pelayanan yang ditawarkan dan semakin berkembangnya sebuah rumah sakit maka sistem penagihan pada pasien akan semakin rumit dan lama, di lain pihak pasien butuh pelayanan yang cepat dan sesuai dengan apa yang mereka harapkan.

Dalam pengembangan sistem penagihan pembayaran pasien perlu diperhatikan sistem manual yang sudah ada. Karena dalam pengembangan sistem informasi, suatu sistem akan berkembang dengan baik jika sistem manualnya telah ditata dengan baik pula, untuk itulah sebelum pengembangan sistem informasi yang berbasis komputer dilaksanakan, maka sistem manualnya terlebih dahulu harus diperhatikan terutama oleh pihak yang akan melaksanakan pengembangan 5.

Rumah sakit Thalia Irham selama ini masih menggunakan sistem informasi pembayaran pasien yang bersifat manual. Berdasarkan hasil penelitian dapat dilihat bahwa sistem informasi pembayaran pasien dengan sistem manual memiliki resiko kesalahan yang cukup besar serta menyebabkan pelayanan menjadi lambat. Identifikasi permasalahan dalam sistem penagihan pembayaran pasien di RSU Thalia Irham Gowa (billing system) pada sistem manual menunjukkan adanya suatu kerumitan dalam operasionalisasi, membutuhkan waktu yang lama, kurang transparan dan cenderung dapat terjadi kesalahan, yang dapat berpengaruh pada layanan yang diberikan oleh rumah sakit

Untuk mengembangkan sistem informasi manajemen dilakukan suatu tahapan penelitian mulai dari analisis dan desain yang meliputi perencanaan (planning), analisis dan desain. Selanjutnya dikembangkan prototyping dengan membuat kerangka konsep model prototype billing system secara umum dan dilanjutkan secara rinci hingga menjadi prototype yang sebenarnya

Penyusunan dan pengembangan sistem informasi teridiri atas beberapa fase8. Dalam pengembangan sistem fase pertama yang dilaksanakan adalah fase perencanaan. Fase ini dimulai dengan tahapan mendefinisikan masalah. Dari hasil wawancara didapatkan bahwa sistem informasi pembayaran pasien yang sebelumnya berjalan di RSU Thalia Irham memiliki beberapa kelemahan khususnya dalam hal kecepatan dan ketepatan informasi.

Proses pencatatan manual yang dilakukan saat ini dianggap akan semakin cepat dan akurat oleh user jika menggunakan sistem komputerisasi karena untuk melakukan kegiatan selanjutnya perawat tidak perlu menunggu data pasien diproses terlalu lama dari bagian lain. Dengan asumsi bahwa segala tindakan dan pelayanan beserta biayanya telah dimasukkan kedalam sistem sesuai dengan peraturan yang ada, sehingga proses penginputan data menjadi lebih cepat dan akurat yang membuat proses pelayanan menjadi lebih efisien dan efektif.

Fase selanjutnya adalah perencanaan. Pada fase ini terbagi atas perencanaan software, hardware dan brainware. Berdasarkan hasil diskusi dengan pihak rumah sakit, perencanaan software disesuaikan dengan arsitektur jaringan dan alur sistem yang telah ada. Sistem Operasi di Server menggunakan MS Windows XP, Aplikasi database menggunakan OpenSource yaitu MySQL, Server SIM-RS harus diisolasikan pada jaringan tersendiri dengan pembatasan akses (konsep Server Farm) dan Sistem operasi di Client menggunakan MS Windows XP.

Perencanaan Hardware pada sistem informasi pembayaran pasien di RSU Thalia Irham dikembangkan dengan memperhatikan kebutuhan dan kemampuan rumah sakit. Dari hasil observasi dan diskusi yang dilakukan, dalam pengembangan hardware, RSU Thalia Irham membutuhkan sebuah komputer server sebagai database dan enam buah komputer client yang tersebar di Loket Pendaftaran, Apotik, unit rawat jalan, unit rawat inap, unit penunjang dan Kasir. Komputer akan dibentuk dan didesain dalam sebuah Local Area Network (LAN). LAN adalah jaringan yang digunakan untuk menghubungkan simpul yang berad di daerah yang tidak terlalu jauh seperti dalam suatu bangunan atau suatu area bangunan dengan radius maksimum 10 kilometer. Di samping itu pada jaringan lokal ini, kecepatan pengiriman data relatif tinggi antara 1-100 Mbs9.

Brainware adalah Istilah yang digunakan untuk manusia yang berhubungan dengan sistem komputer. Manusia merupakan suatu elemen dari sistem komputer. Manusia adalah yang merancang bagaimana suatu mesin dapat bekerja sesuai dengan hasil yang diinginkannya. Pada perencanaan brainware hal yang harus diperhatikan adalah perlunya dilakukan sosialisasi dan pelatihan bagi para user yang terus menerus6. Serta diperlukan sebuah prosedur tetap yang mengatur tugas dan tanggungjawab para user di rumah sakit.

Dalam perencanaan alur sistem, berdasarkan hasil observasi dan wawancara disimpulkan bahwa pengembangan alur proses pembayaran pasien berbasis komputer tetap mengikuti alur yang selama ini telah berjalan. Alur pelayanan di RSU Thalia Irham Gowa terbagi atas tiga jenis pasien yaitu pasien rawat jalan, pasien rawat inap dan pasien unit gawat darurat.

Tahapan selanjutnya adalah implementasi dari sistem yang telah dibuat. Sistem yang baik harus mempertimbangkan faktor kenyamanan dan keamanan. Berdasarkan hasil wawancara dan keinginan para user di rumah sakit, maka setiap user yang akan menggunakan sistem harus memiliki username dan password, untuk menjaga keamanan data. Kualitas input akan sangat menentukan hasil akhir. Bahkan dikenal istilah garbage in, garbage out, yang berarti kesalahan pada saat pemasukan data akan menghasilkan informasi yang salah pula. Salah satu cara pengendalian input yang bepengaruh terhadap hasil akhir adalah penggunaan sistem password dan log-in name yang akan membatasi siapa saja yang dapat melakukan akses terhadap sistem, sehingga sedikitnya mengurangi ancaman dari berbagai pihak-pihak yang tidak berwenang9.

Model Prototype sistem informasi pembayaran pasien berbasis komputer di RSU Thalia Irham Gowa terdiri atas modul pendaftaran pasien, rawat jalan, rawat inap, unit gawat darurat, laboratorium, radiologi, pelaporan dan kasir yang saling terintegrasi dalam sebuah billing system pembayaran pasien RSU Thalia Irham Gowa

Konsep penagihan pembayaran pasien (billing system) dapat diintegrasikan dengan lebih akurat dan lebih cepat dengan sistem komputerisasi ini baik pada sistem input, process maupun pada outputnya dan telah sesuai dengan syarat pengembangan sistem informasi

Para analis sistem dan pemograman yang bertugas menyusun suatu perencanaan dan program sistem informasi harus memiliki orientasi yang berbasis pemakai. Evaluasi sistem informasi dapat dilaksanakan dengan menilai kepuasan para pemakai. End user satisfaction adalah salah satu metode dan kuesioner yang diperkenalkan untuk mengukur tingkat kepuasan pengguna terhadap sebuah sistem informasi komputer.  Pengukuran terhadap kepuasan telah mempunyai sejarah yang panjang dalam dalam disiplin ilmu sistem informasi. Dalam lingkup end-user computing, sejumlah studi telah dilakukan untuk meng-capture keselurahan evaluasi di mana pengguna akhir telah menganggap penggunaan dari suatu sistem informasi (misalnya kepuasan) dan juga faktor-faktor yang membentuk kepuasan terhadap sistem.

Terdapat lima faktor yang berpengaruh terhadap kepuasan user terhadap sebuah sistem informasi berbasis komputer diantaranya isi, akurasi, format, kemudahan digunakan dan relevansi10

Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan kepada para user di rumah sakit, dapat disimpulkan bahwa para user merasa bahwa isi dari sistem telah sesuai dengan keinginan mereka, sistem dianggap akurat dan tepat dalam memproses pembayaran pasien, format output yang dikeluarkan lebih menarik dan telah sesuai kebutuhan rumah sakit, sistem mudah digunakan dan sistem dapat menyediakan informasi yang cepat serta up to date.

 

 

KESIMPULAN DAN SARAN

Secara umum para user di Rumah Sakit Thalia Irham Gowa telah merasa puas dengan perubahan dari sistem informasi pembayaran pasien yang masih bersifat manual ke sistem berbasis komputer. Hal ini disebabkan bahwa sistem informasi pembayaran pasien berbasis komputer dapat membantu mempermudah dan mengurangi kelemahan-kelemahan yang terjadi selama penerapan sistem manual.

Penerapan sistem informasi berbasis komputer harus dibarengi dengan perencanaan perawatan dan pemeliharaan sistem untuk menjaga sustainable sistem tersebut. Untuk itu pihak manajemen Rumah Sakit Thalia Irham Gowa agar melaksanakan program perawatan (maintenance) yang standar dan berkala serta terus menerus (sustainable) pada sistem informasi pembayaran pasien secara menyeluruh.

Penelitian ini masih memiliki keterbatasan yaitu belum melibatkan pasien dalam mengevaluasi sistem informasi pembayaran yang dikembangkan oleh peneliti. Oleh karena itu disarankan kepada peneliti selanjutnya untuk mengetahui keberhasilan implementasi sistem ini khususnya pengaruh secara langsung kepada pelayanan yang diberikan di RSU Thalia Irham Gowa maka perlu dilaksanakan penelitian lebih lanjut.

 

DAFTAR PUSTAKA

1.    Mulyadi. 2001. Sistem Perencanaan dan Pengendalian Manajemen, Salemba Empat, Jakarta.

  1. Aditama, T. Y. 2003. Manajemen Administrasi Rumah Sakit, UI-Press, Jakarta.
  2. Profil Rumah Sakit, 2008. Rumah Sakit Umum Thalia Irham. Gowa.
  3. Mahmudin. 2003. Analisis dan rancangan sistem informasi manajemen penagihan pembayaran pasien rawat inap (billing system) di RSUD dr. R. Sosodoro djatikoesoemo bojonegoro. Tesis Program Pasca Sarjana Universitas Gadjah Mada, Yogyakarta.
  4. Jogiyanto. 2003. Sistem Teknologi Informasi. Andi Offset, Yogyakarta.
  5. Junaidi, R. 2005. Pengaruh pengembangan sistem informasi inventori obat terhadap kepuasan pengguna Rumah Sakit Semen Gresik. Tesis Program Pasca Sarjana Universitas Gadjah Mada, Yogyakarta.
  6. Doll, W. J. & Torkzadeh, G. 1988. The measurement of end user computing satisfaction . MIS Quarterly, 12, 259-274.
  7. MacLeod, et. Al. 2001. Management information system, Eight Edition. Pretice Hall, Inc, New Jersey.
  8. Sutedjo, Budi. 2002. Perencanaan dan pembangunan sistem informasi. Andi Offset, Ed 1. Yogyakarta.
  9. Anderson, J. G. 1994. Evaluating Health Care Information Systems, Methods and Evaluations. SAGE Publication. United States of America.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: